Wie kann ich meinen Betrieb auf eine Prüfung vorbereiten?

Die von den Prüfern angeforderten Unterlagen können vielfältig und arbeitsaufwändig sein, daher sollten Sie frühzeitig agieren. I. d. R. werden stichprobenartige Prüfungen einzelner Mitarbeiter durchgeführt. Sie sollten daher die Unterlagen für alle betreffenden Mitarbeiter vollständig zusammenstellen.

Was wird benötigt?

  • Lohnunterlagen: Die Abrechnungen der Mitarbeiter in Kurzarbeit und eventuell zum Vergleich von den Beschäftigten, die weiter Vollzeit gearbeitet haben.
  • Arbeitszeitnachweise: Für alle von der Kurzarbeit betroffenen Beschäftigten. Also wann der einzelne Mitarbeiter gearbeitet hat oder ob es Fehlzeiten gab. Hierzu interessant: Dienstpläne, Arbeitszeitkonten oder andere Aufzeichnungen wie digitale Kalender oder E-Mails.
  • Nachweise zum betrieblichen Engpass sowie zum Arbeitsausfall durch die Auswirkungen von Corona wie zum Beispiel Lieferengpässe, Produktionsausfälle oder eine behördliche Anordnung, die das Arbeiten untersagt.
  • Belege zum Abbau des Resturlaubs aus dem Vorjahr und der eventuell vorher aufgehäuften Überstunden der Mitarbeiter vor der Kurzarbeit (von Ausnahmefällen abgesehen, siehe § 96 IV S. 2 SGB III).
  • Sofern die Arbeitnehmer in Kurzarbeit Kinder haben, ein entsprechender Nachweis (bei Kindern mehr Kurzarbeitergeld).
  • Vereinbarungen mit Arbeitnehmervertretungen wie dem Betriebsrat oder einzelnen Arbeitnehmern hinsichtlich Kurzarbeit.
  • Wenn während der Kurzarbeit ein oder mehrere Mitarbeiter neu eingestellt wurden: ein Nachweis zur Notwendigkeit (zum Beispiel Schaffung eines neuen Arbeitsplatzes, der von keinem anderen Mitarbeiter übernommen werden kann).
  • Wenn während der Kurzarbeit phasenweise mehr Arbeit anfiel: Nachweise, dass der Arbeitgeber vorher geprüft hat, ob Kurzarbeit hätte vermieden werden können und inwiefern die Mehrarbeit notwendig war.
  • Eventuell Nachweise, dass bestimmte noch angefallene Arbeiten nicht von in Kurzarbeit geschickten Mitarbeitern übernommen werden konnten.

Quelle: DHZ

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